Izrada DMS softvera, inicijalna digitalizacija, skladištenje i čuvanje dokumentacije za potrebe Univerziteta Crne Gore - Rektorat

CEJN ID

17303

Procedure

Open procedure

Contract type

Services

CPV classification

72000000IT services72211000IT services

PREDMET NABAVKE 1. UNIVERZITET CRNE GORE - Izrada DMS softvera za potrebe Univerziteta Crne Gore - Rektorat CPV: 72000000, 72211000 Procijenjena vrijednost: 127272.73 EUR USLOVI UČEŠĆA 1. U postupku javne nabavke može da učestvuje samo privredni subjekat koji nije pravosnažno osuđivan i čiji izvršni direktor nije pravosnažno osuđivan za neko od krivičnih djela sa obilježjima: a) kriminalnog udruživanja; b) stvaranja kriminalne organizacije; c) davanje mita; č) primanje mita; ć) davanje mita u privrednom poslovanju; d) primanje mita u privrednom poslovanju; dž) utaja poreza i doprinosa; đ) prevare; e) terorizma; f) finansiranja terorizma; g) terorističkog udruživanja; h) učestovanja u stranim oružanim formacijama; i) pranja novca; j) trgovine ljudima; k) trgovine maloljetnim licima radi usvojenja; l) zasnivanja ropskog odnosa i prevoza lica u ropskom odnosu. Ispunjenost obaveznog uslova iz člana 99 stav 1 tačka 1 Zakona o javnim nabavkama (“Službeni list Crne Gore”, br. 074/19 od 30.12.2019. godine) dokazuje se na osnovu uvjerenja ili potvrde nadležnog organa izdatog na osnovu kaznene evidencije, u skladu sa propisima države u kojoj privredni subjekat ima sjedište, odnosno u kojoj izvršni direktor tog privrednog subjekta ima prebivalište. Ako se u državi sjedišta privrednog subjekta ili državi u kojoj ovlašćeno lice privrednog subjekta ima prebivalište ne izdaju traženi dokazi ili ako ne obuhvataju sve informacije iz člana 99 stav 1 tačka 1 Zakona o javnim nabavkama, dokaz može zamijeniti ili upotpuniti izjava privrednog subjekta da ispunjava propisane uslove, koja je ovjerena od nadležnog organa države sjedišta privrednog subjekta ili ambasade te države u Crnoj Gori kojom se potvrđuje vjerodostojnost sadržaja date izjave. 2. U postupku javne nabavke može da učestvuje samo privredni subjekat koji je izmirio sve dospjele obaveze po osnovu poreza i doprinosa za penzijsko i zdravstveno osiguranje. Ispunjenost obaveznog uslova iz člana 99 stav 1 tačka 2 Zakona o javnim nabavkama (“Službeni list Crne Gore”, br. 074/19 od 30.12.2019. godine) dokazuje se na osnovu uvjerenja ili potvrde organa uprave nadležnog za poslove naplate poreza, odnosno nadležnog organa države u kojoj privredni subjekat ima sjedište. Ako se u državi sjedišta privrednog subjekta ili državi u kojoj ovlašćeno lice privrednog subjekta ima prebivalište ne izdaju traženi dokazi ili ako ne obuhvataju sve informacije iz člana 99 stav 1 tačka 2 Zakona o javnim nabavkama, dokaz može zamijeniti ili upotpuniti izjava privrednog subjekta da ispunjava propisane uslove, koja je ovjerena od nadležnog organa države sjedišta privrednog subjekta ili ambasade te države u Crnoj Gori kojom se potvrđuje vjerodostojnost sadržaja date izjave. 3. Privredni subjekat treba da je upisan u Centralni registar privrednih subjekata ili drugi odgovarajući registar u državi u kojoj privredni subjekat ima sjedište, što se dokazuje dostavljanjem dokaza o registraciji u Centralnom registru privrednih subjekata ili drugom odgovarajućem registru, sa podacima o ovlašćenom licu privrednog subjekta. 4. Minimum dva brza protočna skenera, sa preporučenim dnevnim obimom rada od 30000 strana, koji posjeduju senzore za detekciju zaheftanih listova i senzore za ultrazvučno detektovanje dvostrukog uvlačenja. Dokazuje se:Izjavom o posjedovanju uređaja. 5. Privredni subjekat je dužan da posjeduje minimum prostornih kapaciteta koji su potrebni za izvršenje ugovora. • Privredni subjekat je dužan da raspolaže prostorom namjenjenim za skladištenje dokumentacije, površine najmanje 200m2 na teritoriji Glavnog grada Podgorice. • Prostor namjenjen za skladištenje dokumentacije mora da ispunjava uslove definisane Uredbom o načinu i uslovima čuvanja javne registraturske i arhivske građe ("Sl. list Crne Gore", br. 03/14 od 21.01.2014.) • Prostor mora biti opremljen protivpožarnim aparatima za suvo gašenje požara, detektorima dima, protiv-poplavnim i alarmnim sistemom, video nadzorom i sistemom kontrole pristupa. Dokazuje se: - Listom nepokretnosti ili Ugovorom o zakupu ukoliko se objekat zakupljuje; - Izjavom o ispunjavanju uslova definisanih Uredbom o načinu i uslovima čuvanja javne registraturske i arhivske građe; - Izjavom o posjedovanju protivpožarnih aparata, detektora dima, protiv-poplavnog i alarmnog sistema, video nadzora i sistema kontrole pristupa. - Sertifikatom za implementirane sisteme za detekciju dima, protiv-poplavni, alarmni sistem od strane lica ovlašćenog za uvoz opreme. 6. Uspostavljen sistem upravljanja kvalitetom iz oblasti predmeta nabavke. Potrebno je da je ponuđač uspostavio sistem upravljanja kvalitetom: Dokaz: - Sertifikat ISO 9001:2016 (Sistem menadžmenta kvalitetom) - Sertifikat ISO/IEC 27001:2014 (Sistem menadžmenta bezbednošću informacija ) 7. Ponuda se sačinjava u ESJN u skladu sa Tenderskom dokumentacijom i važećim Pravilnikom o sadržaju ponude u postupku javne nabavke („Službeni list Crne Gore“, broj 71/20 i 9/21). Ispunjenost uslova za učešće u postupku javne nabavke dokazuje se Izjavom privrednog subjekta, koja se sačinjava na obrascu datom u Pravilniku o obrascu izjave privrednog subjekta („Službeni list Crne Gore“, broj 71/20). Ponuđač je dužan da tačno i nedvosmisleno popuni Izjavu privrednog subjekta u skladu sa zahtjevima iz tenderske dokumentacije ESPD Rok važenja ponude ne može biti kraći od 60 dana od dana otvaranja ponuda. 8. Iz postupka javne nabavke isključiće se privredni subjekta koji je netačno prikazivao činjenice u vezi ispunjenosti uslova u postupku javne nabavke. 9. Rok važenja ponude ne može biti kraći od 60 dana od dana otvaranja ponuda. 10. Ponuđač je dužan dostaviti bezuslovnu i na prvi poziv naplativu garanciju ponude u iznosu od 2 % procijenjene vrijednosti javne nabavke, kao garanciju ostajanja u obavezi prema ponudi u periodu važenja ponude i 7 dana nakon isteka važenja ponude. Garancija ponude će se aktivirati ako ponuđač: 1) odustane od ponude u roku važenja ponude; 2) ne dostavi zahtijevane dokaze prije potpisivanja ugovora; 3) odbije da potpiše ugovor o javnoj nabavci ili okvirni sporazum; ili 4) u izjavi privrednog subjekta navede netačne činjenice o ispunjenosti uslova iz člana 111 stav 4 Zakona o javnim nabavkama. Dio ponude koji se ne dostavlja preko ESJN-a, a odnosi se na garanciju ponude dostavlja se: 1) neposrednom predajom na arhivi Naručioca na adresi Cetinjska broj 2, 81 000 Podgorica; 2) preporučenom pošiljkom sa povratnicom na adresi Cetinjska broj 2, 81 000 Podgorica, s tim što pomenuti dio ponude mora biti uručen od strane poštanskog operatora najkasnije do roka određenog za podnošenje ponude. Shodno stavu 2 člana 122 Zakona o javnim nabavkama ("Službeni list Crne Gore", br. 074/19 od 30.12.2019. godine), ako se ponuda dijelom podnosi putem ESJN, a dijelom neposredno ili putem pošte, ponuđač je dužan da u dijelu ponude koji je podnio putem ESJN-a navede na koji način je dostavio ostale djelove ponude. 11. Rok izvršenja je 180 dana od dana zaključivanja ugovora. 12. Podgorica. 13. U roku od 30 dana po ispostavljenoj fakturi. 14. Virmanski. 15. Potrebno je da ponuđač vrši zaštitu od štetočina (deratizacija i dezinsekcija) u skladu sa Zakonom. Dokazuje se: - Ako zaštitu vrši samostalno ponuđač je dužan da dostavi rješenje Ministarstva zdravlja Crne Gore za obavljanje poslova dezinfekcije, dezinsekcije i deratizacije u pogledu kadrova, opreme i sredstava, a u skladu sa članom 12 Zakona o zaštiti stanovništva od zaraznih bolesti (“Sl. list RCG” broj 32/05, “Sl. list CG” broj 14/10,73/10,40/11 i 30/12) - Ako zaštitu vrši preko trećeg lica ponuđač je dužan da dostavi ugovor sa firmom koja posjeduje rješenje Ministarstva zdravlja Crne Gore za obavljanje poslova dezinfekcije, dezinsekcije i deratizacije u pogledu kadrova, opreme i sredstava, a u skladu sa članom 12 Zakona o zaštiti stanovništva od zaraznih bolesti (“Sl. list RCG” broj 32/05, “Sl. list CG” broj 14/10,73/10,40/11 i 30/12) zajedno sa rješenjem koje je navedeno ministarstvo izdalo licu koje obavlja poslove dezinfekcije, dezinsekcije i deratizacije 16. Izjava ponuđača da prilikom pružanja usluga koje su predmet nabavke postoji mogućnost korišćenja vlastite arhivske ambalaže koja optimalizuje korišćenje prostora. 17. Izjava ponuđača da posjeduje dokumentovan sistem radnih naloga i postupaka koji garantuju standard djelatnosti. 18. Izjava ponuđača da posjeduje sistem o dojavi požara. 19. Izjava ponuđača da posjeduje autorizovani pristup zaštićenim prostorima i evidencijama, te sistem za kontrolu pristupa sa elektronskim evidencijama ulazaka/izlazaka u svim zaštićenim prostorijama u kojima se arhivira građa. 20. Izjava ponuđača da će vršiti unikatno označavanje bar-code sistemom. 21. Izjava ponuđača da posjeduje siguran protokol preuzimanja arhivske građe. 22. Izjava ponuđača da posjeduje video obezbjeđenje na svim ključnim mjestima unutar i izvan objekta sa 24-časovnim snimanjem i skladištenjem snimaka u trajanju od najmanje mjesec dana. 23. Ponuđač čija ponuda bude izabrana kao najpovoljnija je dužan da uz potpisan ugovor o javnoj nabavci dostavi Naručiocu: garanciju za dobro izvršenje ugovora, za slučaj povrede ugovorenih obaveza u iznosu od 10% od vrijednosti ugovora sa rokom važenja 30 dana dužim od roka izvršenja ugovora, kojom bezuslovno i neopozivo garantuje potpuno i savjesno izvršenje ugovorenih obaveza. Garancija za dobro izvršenje Ugovora je sastavni dio Ugovora. Izvršilac usluge je dužan da osigura da je Garancija za dobro izvršenje ugovora valjana i na snazi sve do završene primo-predaje usluge. Ukoliko tokom trajanja ovog Ugovora dođe do izmjene cijene ugovora, Izvršilac je dužan da saglasno izmjeni Ugovora, u roku od osam dana, koriguje vrijednost Garancije. KRITERIJUMI ZA IZBOR Partija 1: cijena 90 bodova; kvalitet 10 bodova. 1. Cijena 2. Ponuđač koji ponudi najkraći rok isporuke softvera dobija maksimalan broj bodova po osnovu parametra kvalitet, dok ostali ponuđači dobijaju proporcionalno manji broj bodova. Rok isporuke softvera ne može biti duži od 90 dana od dana zaključenja ugovora. Maksimalan broj bodova za paramentar kvalitet je 10. TEHNIČKA SPECIFIKACIJA 1. SOFTVER – ELEKTRONSKI DJELOVODNIK SA DIGITALNOM ARHIVOM Aplikacija djelovodnika sa digitalnom arhivom mora pratiti kompletan proces unošenja, obrade, čuvanja i pretrage dokumenata koji se zavode u arhivu i elektronski djelovodnik. Aplikacija mora podržavati unos dokumenata nastalih u prošlosti, ali i u sadašnjosti i to i u digitalnom obliku, bilo dodavanjem fajla sa računara korisnika ili direktnim unosom fizičke dokumentacije skeniranjem protočnim skenerom. Aplikacija mora koristiti web tehnologiju, i mora biti dostupna za krajnjeg korisnika putem internet pretraživača. Rad sa aplikacijom iz ugla korisnika mora biti intuitivan, i poštovati standarde i prakse modernih web tehnologija. STRUKTURA APLIKATIVNOG DIJELA Aplikacija mora uključivati sljedeće module: elektronski djelovodnik, sistem za upravljanje digitalnim dokumentima i digitalnu arhivu. Softver mora uključivati minimum sljedeće funkcionalnosti: • Administraciju korisnika i rola, sa mogućnošću integracije sa postojećim SSO/IDP sistemom. • Administracija odjeljenja • Administracija meta-podataka, tipova dokumenata i rokova čuvanja • Podrška za uklanjanje istekle dokumentacije - generisanje izvještaja o istekloj dokumentaciji - izlučivanje i uklanjanje dokumentacije iz sistema • Administratorski modul - definisanje šifrarnika fizičkih arhiva, lica i meta polja/anotacije, tipa dokumenata sa rokom čuvanja • Administraciju djelovodnika – unos i deaktivacija djelovodnika, definisanje tipova dokumenata za djelovodnik, lista sektora i korisnika za pristup djelovodniku, definisanje izgleda djelovodničkog broja • Ekstraktovanje teksta iz dokumenata (Office formati, PDF, TXT), uključujući optičko prepoznavanje karaktera • Indeksiranje dokumenata • Pretragu i pregled unešenih dokumenata - trenutni pristup ključnim informacijama sa dokumenata - pregled, preuzimanje ili štampa iz internet pretraživača u PDF formatu, - pretraga po osnovnim stavkama djelovodnika - pretraga po definisanim meta podacima, datumima - podrška za full-text pretragu, tj. pretraga po bilo kojoj štampanoj riječi • Digitalno potpisivanje dokumenata sa kvalifikovanim digitalnim certifikatima izdatim od strane sertifikacionog tijela priznatog u Crnog Gori • Bezbijedno i efikasno skladištenje dokumenata • Generički proces odobravanja dokumenata • Kreiranje dodatnih izvještaja na zahtjev naručioca Sve neophodne licence za rad softvera, uključujući licence za bazu, aplikativni server i operativni sistem moraju biti uključene u ponudu. Potreban je neograničeni broj licenci za korisnike i mogućnost kreiranja neograničenog broja dokumenata . Navedeno softversko rješenje je potrebno instalirati, tj. treba da bude dostupno za rad organizacionim jedinicama u sklopu Univerziteta Crne Gore: • 19 fakultetskih jedinica (dekanati fakulteta) • 3 instituta • Rektorat. Količina: 1 komplet 2. MIGRACIJA PODATAKA U sklopu Rektorata kao posebne organizacione jedinice trenutno se koristi jednostavni DMS sistem implementiran i razvijen u prethodnom periodu. Prilikom instalacije i puštanja u rad softverskog rješenja Elektronskog djelovodnika i elektronske arhive potrebno je izvršiti migraciju podataka iz pomenutog DMS sistema u novi sistem. Količina: 1 komplet 3. INICIJALNA DIGITALIZACIJA POSTOJEĆE DOKUMENTACIJE Izrada metodologije za digitalizaciju dokumentacije u składu sa zakonskim rokovima čuvanja dokumenata za organizacionu jedinicu Rektorat UCG. Inicijalno digitalizovanje dokumentacije obuhvata: • pripremu dokumenta za skeniranje; • skeniranje; • indeksiranje predmeta; Broj predmeta i listova koji spadaju u inicijalnu digitalizaciju je procijenjen na 900.000 strana i 100.000 predmeta. Tačan broj skeniranih listova i predmeta će biti utvrđen po završetku projekta, a na osnovu primopredajne dokumentacije. Tokom procesa inicijalne digitalizacije potrebno je sprovesti i obuku zaposlenih za korišćenje softvera koji je predmet nabavke. Izvršilac usluga je dužan da obezbijedi operatere i opremu za inicijalno skeniranje dokumentacije. Skeneri moraju biti odgovarajući za skeniranje osjetljive dokumentacije, povezane jemstvenikom. Količina: 1 komplet 4. ČUVANJE DOKUMENTACIJE Usluge skladištenja, čuvanja, izdavanja arhivske jedinice na zahtjev i upravljanja arhivskom građom (dokumentacijom) - na period od 3 godine. Količina: 1 komplet 5. OBUKA Obuka korisnika za rad sa isporučenim softverskim rješenjem. Obuka će se sprovesti na lokaciji Rektorata Univerziteta Crne Gore. Količina: 10 dan NAPOMENE Predmet javne nabavke je isporuka sveobuhvatnog softverskog rješenja za digitalizaciju dokumentacije koja obuhvata implementaciju elektronskog djelovodnika sa digitalnom arhivom, inicijalnim digitalizovanjem dokumentacije sa izradom metodologije, kao i migracijom podataka. Ovaj softverski sistem mora pružati nesmetani rad unutar okruženja Univerziteta Crne Gore uz najstrožije poštovanje bezbjednosnih procedura za zaštitu podataka. DOKUMENTI 1. Tenderska dokumentacija za otvoreni postupak javne nabavke.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/498044 2. 20220429_Automatski_generisan_izvještaj_o_izmjenama_i_dopunama_tenderske_dokumentacije.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/517375 3. ODLUKA ZA PROJEKTNI KONKURS.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/609656 4. Odluka o izboru najpovoljnije ponude.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/626169 5. Ugovor o javnoj nabavci - DMS softver, inicijalna digitalizacija, skladištenje i čuvanje dokumentacije.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/670164

Treasury payments can't be linked to this contract: CEJN did not publish the supplier's tax ID (PIB), and payments are matched by PIB. That is why no amount or coverage is shown.